Bahan Ajarku: DASAR-DASAR TEKNOLOGI INFORMASI

BAHAN AJAR

DASAR-DASAR TEKNOLOGI INFORMASI

NAMA DIKLAT : DIKLAT MANAJEMEN PERKANTORAN

A.  Deskripsi Singkat

Mata pendidikan dan pelatihan (mata diklat) ini menjelaskan tentang pengertian, urgensi informasi bagi pimpinan, perkembangan, dan jenis-jenis aplikasi teknologi informasi bagi perkantoran serta manfaat teknologi informasi berbasis internet bagi perkantoran.

B. Indikator

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan pengertian, pentingnya informasi bagi pimpinan, perkembangan dan jenis-jenis aplikasi teknologi informasi serta manfaat teknologi informasi berbasis internet bagi perkantoran.

C.  Pokok Bahasan

1. Pengertian teknologi informasi

2. Pentingnya informasi bagi pimpinan

3. Perkembangan teknologi informasi

4. Jenis-jenis aplikasi teknologi informasi pada perkantoran

5. Manjelaskan manfaat teknologi informasi berbasis internet bagi perkantoran

DASAR-DASAR TEKNOLOGI INFORMASI

A. Pengertian Teknologi Informasi

Istilah teknologi informasi (TI) mulai populer di akhir tahun 70-an. Pada masa sebelumnya istilah teknologi informasi biasa disebut teknologi komputer atau pengolahan data elektronis (electronic data processing). Teknologi informasi didefinisikan sebagai teknologi pengolahan dan penyebaran data menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), komputer, komunikasi, dan elektronik digital.

Banyak kalangan berpendapat bahwa saat ini adalah era informasi global, di mana manusia bisa memanfaatkan teknologi informasi yang perangkat utamanya adalah komputer. Informasi yang bisa diolah tidak hanya sekedar informasi suara atau gambar, namun informasi bisa bersifat multimedia.

Manusia dapat memanfaatkan komputer dengan beragam cara mulai sebagai alat bantu menulis, menggambar, mengedit foto, memutar video, memutar lagu sampai analisis data hasil penelitian maupun untuk mengoperasikan program-program penyelesaian masalah-masalah ilmiah, bisnis, manajemen, mengendalikan mesin industri, bahkan mengendalikan pesawat ruang angkasa. Tujuan penggunaan komputer adalah agar setiap data yang diolah dapat dihasilkan informasi yang cepat, akurat, informatif, dan efisien.

TI merupakan elemen penting dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Peranan teknologi informasi pada aktivitas manusia pada saat ini memang begitu besar. TI telah menjadi fasilitas utama bagi kegiatan berbagai sector kehidupan dimana memberikan andil besar terhadap perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur operasi dan manajemen organisasi, pendidikan, trasportasi, kesehatan dan penelitian. Oleh karena itu, sangatlah penting peningkatan kemampuan sumber daya manusia (SDM) TI, mulai dari keterampilan dan pengetahuan, perencanaan, pengoperasian, perawatan dan pengawasan, serta peningkatan kemampuan TI para pimpinan di lembaga pemerintahan, pendidikan, perusahaan, UKM (usaha kecil menengah) dan LSM. Sehingga pada akhirnya akan dihasilkan output yang sangat bermanfaat baik bagi manusia sebagai individu itu sendiri maupun bagi semua sektor kehidupan.

Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia untuk melakukan berbagai aktifitas yang dibutuhkan dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimilikinya. TI yang perkembangannya begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam segala aktivitasnya. TI tidak dapat dipisahkan dari teknologi komunikasi. Istilah TI sering disambung dengan istilah komunikasi sehingga yang sering terdengar adalah istilah teknologi informasi dan komunikasi (TIK). Padahal kedua istilah tersebut memiliki perbedaan.

TI lebih ditekankan pada hasil data yang diperoleh. Teknologi ini meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Sedangkan pada teknologi komunikasi ditekankan pada bagaimana suatu hasil data dapat disalurkan, disebarkan dan disampaikan ke tempat tujuan. TI berkembang cepat dengan meningkatnya perkembangan komputer dengan piranti pendukungnya serta perkembangan teknologi komunikasi yang ada. Teknologi komunikasi berkembang cepat dengan meningkatnya perkembangan teknologi elektronika, sistem transmisi dan sistem modulasi, sehingga suatu informasi dapat disampaikan dengan cepat dan tepat.

Secara sederhana dapat dideskripsikan bahwa TI adalah segala sesuatu tentang bagaimana komputer bekerja dan apa yang dapat dilakukan oleh komputer. Sementara itu, teknologi komunikasi adalah segala sesuatu tentang pemberian fasilitas untuk komunikasi antara orang dengan orang atau orang dengan mesin/komputer atau mesin dengan mesin.

Teknologi komunikasi tidak hanya mencakup komputer saja, tetapi juga termasuk telepon, radio, fax dan peralatan lainnya. Teknologi informasi dibentuk dari komponen teknologi komputer dan muatan informasi. Pada awal ditemukannya komputer atau awal digunakannya komputer, istilah Teknologi Informasi belum dikenal, yang dikenal adalah teknologi komputer, EDP (electronic data processing) atau teknologi pengolahan data elektronik.

Baru sekitar awal tahun 80-an, sebutan untuk unit kerja yang melakukan pengolahan data elektronik berubah dari EDP menjadi unit kerja Teknologi Informasi, kadang ada juga yang salah penulisannya, yaitu unit kerja Teknologi dan Informasi. Sedangkan teknologi komunikasi adalah identik dengan teknologi telekomunikasi yang menjadi inti proses penyebaran informasi.

Uraian tersebut di atas adalah perbedaan definisi antara teknologi informasi dan teknologi komunikasi, jika memang diinginkan adanya pemisahan definisi dari kedua istilah tersebut. Tetapi kenyataannya dalam konteks TIK kedua istilah tersebut tidak dapat dipisahkan. Teknologi Informasi dan Komunikasi merupakan teknologi yang dibangun dengan basis utama teknologi komputer. Perkembangan teknologi komputer yang terus berlanjut membawa implikasi utama teknologi ini pada proses pengolahan data yang berujung pada informasi.

B. Pentingnya Informasi bagi Pimpinan

Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Dapat dikatakan bahwa informasi merupakan aliran darah dalam tubuh organisasi, sehingga tanpa informasi maka organisasi akan mati. Informasi diperoleh melalui pengolahan data, sehingga data adalah bahan mentah informasi, dan informasi adalah produk pengolahan data yang dilakukan oleh sistem informasi.

Pada awalnya semua organisasi mulai dengan mengumpulkan data, data kemudian dimasukkan (data-entry) ke dalam sistem komputer melalui perangkat masukan (input), dan disimpan ke dalam file basis data. Data yang tersimpan dalam file basis data kemudian dibaca kembali dan diproses menjadi informasi. Informasi ini disajikan pada perangkat output untuk diberikan ke pimpinan. Pimpinan kemudian menggunakan informasi untuk melakukan tindakan atau mengambil keputusan. Beberapa saat kemudian hasil tindakan atau hasil pengambilan keputusan dievaluasi dan menjadi bahan untuk perbaikan data.

Data merupakan fakta dasar, data baru berarti kalau sudah diolah dan dikaitkan dengan suatu konteks tertentu. Informasi adalah suatu hasil pengolahan data dalam bentuk agregat untuk menghasilkan pengetahuan atau kemampuan. Informasi adalah sesuatu yang dapat menambah pengetahuan penerimanya jika dibangun dari data yang tepat dan sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. Informasi merupakan darah dan elemen penting dalam menjaga kelangsungan hidup suatu organisasi

Kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa faktor, antara lain:

1. Ketepatan waktu : informasi harus tiba di tangan pimpinan tepat waktu, tidak boleh terlambat, informasi yang terlambat akan berkurang nilainya. Di samping ketepatan waktu (timeliness) informasi juga ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi tersebut berlaku. Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frame), misalnya laporan keuangan hanya berlaku 4 bulan.

2. Ketepatan isi : informasi harus tepat isinya, atau harus akurat, tidak mengandung kesalahan. Ketepatan isi juga selain berkaitan dengan akurasi juga berkaitan dengan presisi. Akurat berarti tidak mengandung kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat kerincian informasi, semakin rinci berarti semakin presisi.

3. Ketepatan sasaran: informasi harus tiba di tangan orang yang memerlukannya, apabila salah sasaran informasi tersebut tidak berguna atau bisa disalah-gunakan.

4.  Relevansi : informasi harus relevan dengan kebutuhan pimpinan atau penggunanya, bila tidak maka informasi ini tidak berguna.

5. Kemudahan akses : informasi harus bisa diperoleh dengan mudah agar dapat diterima oleh pimpinan atau pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya informasi harus tersedia di jaringan dengan fasilitas akses yang aman dari orang yang tidak berhak.

6. Kelengkapan : informasi harus lengkap sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak lengkap tentu nilai dan kualitasnya kurang.

Ada beberapa peranan penting informasi bagi pimpinan dalam suatu organisasi, antara lain:

1. Meningkatkan kinerja organisasi melalui:

a. Peningkatan produktivitas

b. Pengurangan biaya

c. Peningkatan pengambilan keputusan

d. Peningkatan layanan ke pelanggan

e. Pengembangan aplikasi-aplikasi strategis

2.  Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi

3.  Mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi

4.  Mengintegrasikan subsistem-subsistem

Informasi tidak hanya dipakai untuk pimpinan dan kepentingan internal organisasi tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal. Pemakai internal meliputi pimpinan, staf operasi dan manajemen tingkat bawah sedangkan pengguna eksternal bisa berupa para pelanggan, stakeholder, para pemasok barang dan jasa, para pemegang saham, dinas-dinas pemerintahan, dan sebagainya. Informasi merupakan bagian yang penting khususnya bagi pimpinan untuk mengambil keputusan sehingga trial and error dapat dikurangi sekecil mungkin.

C. Perkembangan Teknologi Informasi

Perkembangan peradaban manusia diiringi dengan perkembangan cara penyampaian informasi. Mulai dari gambar-gambar yang tak bermakna di dinding-dinding, peletakkan tonggak sejarah dalam bentuk prasasti sampai diperkenalkannya dunia arus informasi yang kemudian dikenal dengan nama INTERNET. Informasi yang disampaikan pun berkembang.

TI merupakan suatu bidang industri yang berkembang dengan begitu pesatnya pada tahun-tahun terakhir ini, dan akan terus berlangsung untuk tahun-tahun mendatang. Perkembangan industri dalam bidang TI ini membutuhkan suatu formalisasi yang lebih baik dan tepat mengenai pekerjaan, profesi berkaitan dengan keahlian di bidang TI. Perkembangan bidang Telematika dan Teknologi Informasi yang sangat pesat perlu diimbangi dengan penyiapan sumber daya manusia yang handal, untuk mengantisipasi persaingan global yang sudah semakin dekat.

Salah satu ciri khusus dari bidang ilmu Teknologi Informasi adalah fokus perhatian bidang ilmu tersebut yang lebih bersifat aplikatif. Bidang ilmu teknologi informasi lebih mengarah pada pengelolaan data dan informasi dalam sebuah enterprise (perusahaan atau organisasi kerja lainnya). Dengan pemanfaatan teknologi komputer dan komunikasi data serta lebih menekankan pada teknik pemanfaatan perangkat-perangkat yang ada untuk meningkatkan produktifitas kerja. Dalam perkembangannya sejalan dengan paradigma ekonomi baru, maka teknologi informasi menjadi senjata yang handal dalam meningkatkan komunikasi dan interaksi enterprise dengan stake holdernya.

Revolusi Informasi yang merupakan gabungan antara ilmu pengetahuan dan teknologi telah merubah sumber kekayaan tidak lagi berupa materi seperti pada revolusi industri tetapi berupa informasi dan pengetahuan yang diterapkan pada pekerjaan untuk menciptakan suatu nilai. Barangsiapa yang menguasai informasi maka ia akan menguasai dunia.

Perkembangan TI dalam 2 tahun belakangan ini banyak di monopoli oleh perangkat mobile, baik dari Barat atau dari Asia. Menggilanya perangkat tersebut bermula dari diciptakannya sistem operasi android  yang berbasis linux sebagai open source di mana setiap developer boleh mengembangkan sistem operasi tersebut. Para developer pun berlomba-lomba menghasilkan karyanya yang bagus untuk bisa dijual ke perusahaan-perusahaan yang mau menerima hasil karya mereka. Maka bermunculanlah perusahaan-perusahaan perangkat mobile baru yang menggunakan sistem operasi android. Bagaikan jamur, perusahaan perangkat mobile juga banyak berdatangan mulai dari low end sampai high end. Bahkan perusahaan electronic rumahan seperti Samsung, Sony, LG, dan lain-lain juga membuat perangkat mobile.

Tingginya pengguna perangkat mobile tersebut mendorong pengguna internet di Indonesia. Menurut http://www.internetworldstats.com - suatu badan survery pengguna internet international - Negara Indonesaia menjadi No 12 terbesar di Asia di bawah India. Mungkin jika masyarakat Indonesia sama dengan India, Indonesia bisa menjadi teratas.

Perkembangan teknologi informasi yang cepat membawa pola pikir serba instan di masyarakat. Pola pikir inilah yang akhirnya mengikat si user untuk menjadikan perangkat tersebut suatu kebutuhan hidup. Tingkah laku tersebut bukan hanya pada masyarakat tingkat atas, tapi masyarakat tingkat bawah pun sudah mejadikan teknologi sebagai suatu sarana untuk mencapai tujuan mereka. Dulu mungkin tidak ada anak sekolah tingkat dasar yang membawa Perangkat Mobile atau fasilitas obrol tanpa suara melalui perangkat mobile. Dengan menjamurnya perangkat mobile dan semakin terjangkau harga perangkat tersebut membuat perusahaan telekomunikasi makin mempromosikan paket produk yang mereka tawarkan. Masyarakat pun mulai diberikan tanyangan-tanyangan kemudahan tersebut. Pengaruh perkembangan teknologi informasi di dalam 2 tahun belakang ini membawa pada kebutuhan serba instan, bila tidak dipahami atau dicermati, teknologi informasi bisa menjadi candu bagi penggunanya.

Perkembangan teknologi informasi memberikan dampak yang besar dalam perubahan kehidupan, ada yang beranggapan “Teknologi adalah suatu gagasan yang bisa memberikan kemudahan” atau “Teknologi diciptakan karena memang ada kebutuhan”. Perkembangan Teknologi dapat menjadi suatu masalah jika teknologi tersebut dimanfaatkan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab yang hanya menggunakan teknologi sebagai sarana untuk mencapai tujuannya. Banyak praktek-praktek kejahatan yang juga menggunakan teknologi saat ini, dengan perangkat mobile seseorang dapat mempengaruhi lawan bicaranya untuk mentransfer uang ke rekening nya tanpa sadar bahwa uang kita di bank telah dikuras orang lawan bicara kita. Mungkin sekarang adalah makin maraknya pencurian pulsa atau sms penipuan atas nama orang tua atau orang yang benar kita kenal. Modus-modus tersebut membuat perkembangan Teknologi Informasi menjadi sia-sia, karena makin berkembangnya teknologi informasi makin berkembang juga cara-cara pengguna yang tidak bertanggung jawab menjalankan tujuannya.

D. Jenis-jenis Aplikasi Teknologi Informasi pada Perkantoran

Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal berjalan tertib. Dalam perkantoran modern, segala kegiatan manajemen perkantoran dikerjakan dengan menggunakan alat-alat otomasi perkantoran, diantaranya adalah perangkat komputer dengan berbagai software yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan-kegiatan perkantoran, perangkat komunikasi yang memadai, kantor virtual, organisasi virtual, dan lain-lain.

Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut. Selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi. Dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan Sumber daya manusia dan didukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.

Informasi dalam perkantoran merupakan informasi yang selalu bisa digunakan oleh pelaku atau personel yang beraktifitas di dalam kantor tersebut ataupun berupa informasi yang sifatnya untuk umum. Dengan berbagai macam jenis maupun tingkat pentingnya suatu informasi yang harus disampaikan antara sumber-sumber informasi dengan penerima informasi, maka perlu adaya pengaturan sistem didalam pengelolaan informasi tersebur, yang biasa disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen Perkantoran. Sistem tersebut bejalan dan berkembang didalam perkantoran dan merupakan Sumber daya konseptual sangat penting untuk mendukung berlangsungnya aktifitas perkantoran.

Perlu diketahui apabila pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang, hal itu beralih kepada “impulses” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan kertas; misalnya sekarang 1 buah flashdisk seukuran 8 GB akan dapat memuat ribuan buku atau tulisan di dalamnya. Meskipun softcopy sekarang sudah menjadi sesuatu yang lumrah dan ngetrend, namun tidak dapat dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar menukar informasi antar manusia atau oragnisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”).

Kantor adalah tempat dan proses penanganan informasi. Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa pekerjaan kantor adalah semua kegiatan yang bertalian dengan penanganan informasi yang berkaitan dengan bidang tugas dari kantor/instansi yang bersangkutan. Pengertian teknologi Informasi yang mudah dipahami adalah: “perolehan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka, huruf, gambar, maupun suara dengan suatu alat electrinics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecomunications)”.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi, yaitu komputer, mikro elektronik, dan telekomunikasi.

1. Komputer, yakni mesin elektronik yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.

2.  Mikro elektronik, yaitu rancang bangun (design) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil, terdiri atas komponen-komponen yang rumit.

3.  Telekomunikasi adalah transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.

Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Di bawah ini dapat dilihat bagaimana teknologi informasi dapat membantu masing-masing pekerjaan kantor.

1.  Penanganan Surat dan Pembuatan Laporan

Dengan diciptakannya mikro komputer yang sekaligus dapat berfungsi sebagai word processor, maka dengan menggunakan komputer semacam ini penyelesaian surat-surat dan laporan sangat dipermudah, cepat, dan cermat.

Ada tiga jenis dasar word processor :

• Word-processor yang berperan sendiri dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen, dan hanya digunakan untuk pengolahan teks, terdiri atas keyboard, processor, memory, layar, dan printer.
• Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem, terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungkan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan, penyimpanan dan pencetakan.
• Beberapa micro computer dengan tujuan umum di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program).

Terdapat beberapa keuntungan dari penggunaan word-processor :

• Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen, laporan atau surat, dan sebagainya.
• Menambah kepuasan kerja
• Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output)
• Menghemat tenaga
• Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat
• Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan
• Kemampuan untuk mengintegrasikan wordprocessor dengan komputer - komputer lainnya.

Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor.

• Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada
• Memerlukan pelatihan yang memadai
• Menimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar
• Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan.

2.  Komunikasi Perkantoran

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain melalui saluran. Komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dengan pesatnya kemajuan teknologi modern, alat-alat komukasi beraneka-ragam, sarana komunikasi semakin canggih yang dikenal dengan telekomunikasi (telecommunication) berasal dari kata tele artinya pemindahan jarak jauh dan communication yang berarti hubungan. Dalam pengertian yang sederhana, telekomunikasi adalah cara penyampaian informasi jarak jauh melalui kabel/kawat listrik atau melalui gelombang radio. Telepon dan telegram merupakan telekomunikasi yang cukup tua.

Dengan kemajuan teknologi informasi, maka telekomunikasi makin dipermudah dan dipercepat. Informasi tidak saja dapat dikirimkan dalam bentuk kata-kata dan sandi-sandi seperti halnya dapat dilakukan melalui telepon dan telegram, tetapi dapat dikirim dalam bentuk tulisan, angka, maupun gambar. Berkat kemajuan teknologi informasi tersebut, sekarang jenis komunikasi yang termasuk ke dalam telekomunikasi makin bertambah jumlahnya.

3.  Pengiriman Surat

Setelah berkembangnya teknologi informasi yang diterapkan pada telekomunikasi, pengiriman surat, terutama pengiriman surat jarak jauh, dilakukan dengan pesawat elektronik, karena itu dikenal nama Pos Elektronik (Electronic Mail). Karakteristik utama dari electronic mail adalah transmisi informasi dari satu tempat ke tempat lain atau dari seseorang kepada orang lain dengan menggunakan metode elektronik penangkapan, pentransmisian, dan penyampaian informasi. Karena informasi disampaikan secara visual, maka teks aslinya tidak perlu dikirimkan. Yang termasuk ke dalam pos elektronik adalah teleks, faksimile, dan komunikasi antar komputer.

4.  Tata laksana Arsip/Filing

Komputer mikro sangat membantu dalam hal pelaksanaan pekerjaan mengarsip/filing warkat-warkat. Arsip yang semula berupa tumpukan kertas dan disimpan di gedung arsip, sekarang arsip dapat disimpan di dalam CD, flashdisk. Dengan demikian penyimpanan arsip sekarang beralih kepada penyimpanan dan pemeliharaan yang memerlukan tempat jauh lebih sedikit dari pada gudang arsip dalam bentuk kertas.

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

1.  Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

• Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalan-persoalan seperti kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan kerja.
• Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
• Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
• Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
• Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
• Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia.
• Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.

2.  Implikasi terhadap karyawan kantor

a.  Keuntungan:

· Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

· Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin- mesin.

· Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

· Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

· Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan 
   elektronik, programmer dan rekayasa software .

· Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu.

· Lebih sedikit pekerjaan

b.  Kerugian:

· Cenderung karyawan menjadi “ machine-minders ”.

· Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya.

· Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.

· Implikasi terhadap pemberi kerja.

· Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

· Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.

· Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Jadi secara keseluruhan keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan atau kantor dengan adanya teknologi perkantoran adalah :

1. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

2. Harga teknologi baru ini relatif murah.

3. Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di-disk tidak 
     memerlukan ruang seluas filing cabinet.

4. Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara cepat.

5.  Produktivitas meningkat secara cepat.

6. Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan.

7. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

Perangkat lunak aplikasi merupakan program yang dipakai untuk bidang tertentu. Aplikasi dibagi atas beberapa bidang, antara lain :

1. Aplikasi perkantoran dan bisnis. Dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor,seperti mengetik (word processing, manajemen dokumen), membuat tabel kerja,membuat database sederhana ataupun mengolah gambar sederhana. Contoh aplikasi perkantoran yang terpaket: Microsoft office, Koffice, StarOffice, Abiword, Open Office, MS-Office for MAC dan lain sebagainya. Aplikasi bisnis lainnya juga meliputi aplikasi pengolah data keuangan misalnya (personal finance application,business account application). Contoh: aplikasi perhitungan neraca rugi laba perusahaan. Aplikasi perhitungan pajak personal dan perusahaan, aplikasi manajemen proyek, aplikasi persediaan stok barang dan penjualan, aplikasi pelayanan loket dan kredit nasabah bank, aplikasi pemesanan tiket pesawat/kapal laut dan lain - lain.

2. Aplikasi Database. Digunakan dalam pengolahan data baik yang berukuran kecil maupun besar bisa digunakan secara stand alone/tunggal maupun dalam sistem berbasis jaringan lokal client server maupun webbase (intranet maupun internet).Contoh : MS SQL, FoxBase, Oracle, MySQL, PostgresSQL, SQL Server.

3. Aplikasi desain grafis.digunakan untuk membuat sketsa dua dimensi untuk desain ruangan, perabotan, mesin model industri,juga model tubuh manusia. Contoh : AutoCAD, Pro Design, CorelDraw, Adobe Ilustrator.Ada juga dalam golongan ini aplikasi image, audio, video manipulator, yaitu digunakan untuk mengolah citra, suara hingga gambar 3 dimensi untuk pembuatan animasi, pengolahan image, foto , audio, video editing. Contoh : Adobe photoshop, after effect, premiere, audition,coreldraw, corel rave, corel photopaint, ulead media studio, gimp, cool edit pro,sound force, adobe flash,director, 3D studio max,Maya.

4. Antivirus dan utility tools.digunakan untuk operasi minor (background) yang bekerja dibelakang sistem,berguna untuk meningkatkan kinerja sistem operasi atau aplikasi dan juga performa hardware.Terdapat 2 jenis utilitas didalam sistem operasi ; utilitas internal: sudah termasuk dalam paket installasi dalam sistem operasi seperti scandisk di windows atau fsck (file system check) di OS linux, dan utilitas eksternal : seperti system optimizer,PC tools, data/ file recovery,PC maintenance, Internet utilities, Norton system work, Registry clean and repair, hardware repair.Sementar untuk proteksi virus, contohnya adalah Mc Affe, Grisoft, Norton, kaspersky, AVG.

5. Development tools.Merupakan sistem bahasa pemrograman komputer yang dilengkapi dengan kompiler tertentu sebagai media penyusunan program aplikasi.Contoh : Quickbase,clipper,visual basic,turbo pascal, visual C++,phton,java.Termasuk dalam aplikasi ini adalah web development tools yang digunakan untuk membuat atau mendesain tampilan website di internet seperti aplikasi dreamweaver.

6. Aplikasi komunikasi.digunakan untuk membangun komunikasi antara satu komputer dengan komputer lain dalam jaringan lokal maupun global.contoh : aplikasi email dan fax, remote acces, YM,ICQ,MSN terminal emulation, instant messaging, voice recognition, web browser.

7. Jenis aplikasi lain.Multimedia player : seperti winamp,powerdvd, windows media player. Aplikasi jaringan dan keamanan : firewall, intruder detections, network monitoring.Aplikasi games PC.

F. Manfaat Teknologi Informasi Berbasis Internet bagi Perkantoran

Pada umumnya Internet digunakan untuk bisa terhubung dengan jaringan komputer di seluruh dunia dan sebagai media komunikasi. Kegunaan Internet Internet mempunyai banyak kegunaan yang menguntungkan dalam berbagai bidang(bisnis, akademis, pemerintahan, organisasi, dsb) antara lain:

1. Informasi yang didapatkan lebih cepat dan murah dengan menggunakan berbagai aplikasi antara lain : email, NewsGroup, www, FTP. Dll
2. Mengurangi biaya kertas dan biaya distribusi, contoh : koran, majalah dan brosur.
3. Sebagai media promosi, contoh : pengenalan dan pemesanan produk.
4. Komunikasi interaktif, meliputi : email, dukungan pelanggan dengan www, video,conferencing, internet relay chat, internet phone.
5. Sebagai alat untuk research dan development.
6. Pertukaran data 

Beberapa fenomena dan kelebihan internet sebagai media informasi dan komunikasi dibandingkan dengan media lain, Informasi yang didapatkan lebih mudah, cepat dan murah dengan jangkauan global. Hal ini didukung dengan fakta bahwa untuk menjangkau pengguna sebanyak 60 juta orang,

• Butuh 30 tahun untuk radio
• Butuh 15 tahun untuk televisi, dan 
• Hanya Butuh 3 tahun untuk web dengan aplikasi: mail,WWW, NewsGroup FTP Gopher dan lain-lain

Kalau dilihat dari fakta demikian, tentu Kegunaan Internet semakin berkembang dalam memenuhi tuntutan para penggunanya yang mencakup media online, transportasi, transaksi, dan lain sebagainya.

Dalam bidang perkantoran sangat banyak dibutuhkan aplikasi yang menunjang pekerjaan yang dilakukan dalam perkantoran. Mulai dari membuat proposal, presentasi, menampilkan laporan pada klien, share document, dan masih banyak lagi. Apalagi sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli, iklan yang sangat membutuhkan banyak aplikasi. Namun jika hanya aplikasi offline saja rasanya kurang cukup untuk memenuhi kebutuhan perkantoran. Apalagi banyak aplikasi yang harus berbayar dan menuntut perusahaan untuk mengeluarkan modal yang banyak. Meskipun ada yang tidak berbayar tetap saja itu belum cukup untuk memenuhi kebutuhan perkantoran. Oleh karena itu, di bidang perkantoran mulai dan sudah banyak menggunakan aplikasi perkantoran berbasis internet. Aplikasi internet untuk perkantoran ini juga sangat menguntungkan dalam berbagai hal. Layanannya gratis, mudah untuk membagikan pada pihak yang terkait, menghemat biaya, mengurangi jumlah pemakaian kertas, karena saat ini perusahaan dituntut untuk tidak banyak mengeluarkan kertas, dan masih banyak lagi keuntungan yang didapat saat menggunakan aplikasi internet untuk perkantoran.

Banyak sekali jenis-jenis aplikasi internet untuk perkantoran mulai dari yang gratis hingga berbayar. Dan dibawah ini akan dijelaskan beberapa aplikasi internet untuk perkantoran yang sangat bermanfaat untuk kriteria hemat biaya, tenaga, kertas dan lain-lain. Aplikasi internet untuk perkantoran yang akan dijelaskan adalah sebagai berikut:

• Google Drive atau Google Document

Google merupakan nama yang sudah tidak asing bagi siapa pun apalagi pengguna setia internet. Selain dikenal sebagai search engine, Google juga dikenal salah satunya karena layanan yang ada dalam emailnya yaitu Google Drive atau Google Document. Google Drive adalah layanan yang disediakan secara otomatis jika kita menggunakan email dari google, atau kita pun bisa menginstallnya secara Online melalui Google Chrome. Fitur yang ada dalam Google Drive atau document ini banyak dan menarik. Layaknya aplikasi office, google Drive ini juga menyediakan aplikasi office seperti aplikasi pengolah kata, spreadsheet, presentasi, membuat formulir, membuat kuesioner, dan lain-lain. Meskipun sebuah perkantoran tidak memiliki aplikasi office, asalkan memiliki koneksi internet maka bisa menggunakan aplikasi Office secara gratis dari google. Selain itu, dokumen yang kita buat pada google document bisa di edit secara bersamaan secara real time. Misalnya ada dua orang atau lebih pegawai perusahaan yang diberi tugas oleh atasannya membuat laporan. Tapi salah satu dari mereka ada yang sedang bertugas diluar kota tapi laporan tetap harus diserahkan pada waktu yang tepat kepada bos mereka. Jika menggunakan google document meskipun salah satu mereka berada di belahan dunia manapun tetap bisa melakukan pekerjaan secara real time misalnya saat mengedit laporan tersebut, tentunya harus ada koneksi internet untuk menghubungkan ketiganya. Karena kelebihan itu, akan sangat memudahkan dan menguntungkan bagi para pegawai tersebut mengerjakan laporan dengan tepat waktu meskipun salah satu dari mereka sedang berada di tempat yang jauh sekalipun dan terkoneksi dengan internet. Selain itu, document yang dibuat digoogle document bisa langsung di sharing kepada siapapun yang diinginkan, atau di sharing ke komunitas perusahaan tersebut secara cepat dan mudah tentu saja sangat memerlukan koneksi internet.

• Google Calendar

        Google calendar merupakan salah satu aplikasi yang disediakan google. Fungsinya untuk membuat agenda atau jadwal yang harus dilaksanakan. Misalnya sebuah perusahaan dengan karyawan yang banyak mempunyai sebuah komunitas di google dan semua karyawannya dapat menggunakan google calendar. Maka untuk setiap jadwal rapat, pertemuan dengan klien, atau jadwal proyek dan lain-lain bisa dimasukkan dalam google calendar dan dishare kepada seluruh pegawainya. Selain itu, meskipun para pegawainya tidak sedang terkoneksi dengan internet, para pegawai bisa diingatkan secara langsung oleh google calendar mengenai jadwal yang ditentukan pada hari tertentu dengan cara memasukkan nomor handphonenya ke google calendar. Dan secara otomatis akan terkirim ke para pegawainya. Hal ini akan semakin memudahkan interaksi dan mengingatkan jika ada event-event khusus.

• Billing Boss

      Billing Boss merupakan sebuah situs online untuk pembuatan invoice online atau e-billing. Invoice adalah surat tagihan untuk para konsumen yang belum membayar tagihan. Jika sebuah perusahaan harus membuat invoice-nya sendiri buntu 10.000 konsumennya maka akan menghabiskan waktu yang sangat banyak dan butuh tenaga ekstra juga biaya yang banyak. Tapi jika menggunakan Billing Boss ini, sebuah perusahaan dengan mudah akan mencatat apapun transaksi yang dilakukan dengan konsumennya. Jika ada konsumen yang belum membayar tagihan maka dengan mudah kita bisa mengirimkan surat tagihan atau invoice ini secara online kepada konsumen tersebut. Jadi tidak perlu mengirim surat tagihan via pos atau sejenisnya, kita tinggal lihat saja diskus itu dan membuat surat tagihan dan mengirimkan surat tagihan tersebut kepada konsumen secara digital melaui email. Selain itu Billing Boss ini juga menyediakan pembukuan online untuk transaksi keuangan. Dan data yang ada dalam billing boss bisa dishare kepada atasan perusahaan itu untuk laporan keuangan, tentu saja Ike yang tersimpan pada billing boss ini sangat terjamin kerahasiaannya. Bagi perusahaan baru yang ingin menggunakan billing boss ini dana masih belum percaya maka akan disediakan Free trial untuk menggunakan billing bos selama 30 hari.

• Bidsketch

          Bidsketch adalah sebuah situs yang menyediakan layanan membuat proposal secara Online dengan cepat. Proposal merupakan hal yang penting ala perusahaan, dan tidak mudah untuk membuat proposal dengan baik, detail, dan benar. Maka agar lebih mudah gunakanlah Bidsketch yang menyediakan jasa pembuatan proposal Online. Dengan menggunakan Bidsketch juga kita bisa menghemat penggunaan kertas karena pembuatan proposalnya pun berbentuk digital.

Banyak sekali aplikasi internet untuk perkantoran yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan di bidang perkantoran. Fungsinya tidak kalah dengan aplikasi yang tidak berbasis internet. Alternatif menggunakan aplikasi internet untuk perkantoran ini menurut saya sangat menguntungkan. Selain menghemat biaya, tenaga, juga menghemat penggunaan kertas di bidang perkantoran. Dengan semua penghematan ini sebuah perusahaan yang menggunakan aplikasi untuk perkantoran akan semakin efisien dalam mengerjakan suatu hal dan semakin banyak keuntungan yang didapat karena biaya yang tadinya digunakan untuk membeli sebuah aplikasi perkantoran bisa digunakan untuk keperluan yang lain. Selain itu dengan adanya aplikasi internet untuk perkantoran disebuah perusahaan akan semakin memudahkan interaksi antara pegawai dan pegawai atau pegawai dan atasan saat salah satunya berada di suatu tempat yang jauh. Karena dengan koneksi internet dan aplikasi yang tersedia meskipun berada di tempat yang jauh tetap tidak ada hambatan untuk melakukan komunikasi. Selain itu, pengoperasian aplikasi internet untuk perkantoran terbilang sangat mudah dan mudah dipelajari karena sebagian hampir mirip dengan aplikasi biasa dalam perkantoran jadi tidak perlu sulit meskipun seorang pegawai yang baru pertama menggunakannya.

DAFTAR PUSTAKA

Kadir, A & Triwahyuni, T.Ch., Pengenalan Teknologi Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2003

Talib, Haer, Panduan Praktis Belajar Komputer. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Enterprise, J. (2010). Membangun Kantor Ramah Lingkungan Dengan Internet. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Komputer, W. (2010). Kumpulan Aplikasi Perkantoran Online. Semarang: Penerbit Andi.

http://www.billingboss.com/

http://www.bidsketch.com

http://www.drive.google.com/

http://www.google.com/calendar/

http://global-warming-1992.blogspot.com/2011/12/global-warming.html diakses pada tanggal 12 Januari 2013 jam 7:57 am.

Hirakos.(2011). Implementasi Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif Perusahaan [online]. Tersedia:

http://hyrra.wordpress.com/2011/10/01/implementasi-teknologi-informasi-untuk-keunggulan-kompetitif-perusahaan/ (26 November 2011)

Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo, Jakarta. 2001. Searching Google

Yaqin, Ainul.(2009).Peranan teknologi informasi khususnya system informasi dalam manajemen perkantoran modern [online]. Tersedia: http://yaqinov.wordpress.com/2009/03/13/peranan-teknologi-informasi-khususnya-system-informasi-dalam-manajemen-perkantoran-modern/ (26 November 2011)

Peran Teknologi Informasi Dalam Dunia Komunikasi” http://www.esaunggul.ac.id/article/peran-teknologi-informasi-dalam-dunia-komunikasi/

http://id.wikipedia.org/wiki/Android_%28sistem_operasi%29

http://www.internetworldstats.com/stats3.htm#asia

https://www.google.com/publicdata/explore?ds=d5bncppjof8f9_&met_y=it_net_user_p2&idim=country:IDN&dl=en&hl=en&q=indonesia%20internet%20usage